7 skutecznych działań które ulepszą twoją relację z szefem

Generalnie szefowie, to jakaś masakra, prawda?

Jak ludzie którzy nic nie potrafią, mogą być na tak wysokich stanowiskach?

Szef chyba powinien potrafić ogarnąć co się dzieje w pracy, prawda?

Nie umie wydawać poleceń – wszystkiego trzeba się domyślać!

Cały czas mówi jak masz coś robić?

Wszystkie zadania są super ważne i priorytetowe!

 

Na początek wyjaśnię, mówiąc szef mam na myśli każdego Twojego bezpośredniego przełożonego. Czasami jest to rzeczywiście prezes firmy, innym razem manager, lider projektu, a niekiedy nawet kolega z biurka obok, który ma naturę szefa.

Wiesz, ten ktoś, kto cały czas patrzy, czy inni robią to, co do nich należy, we wszystko się wtrąca i tylko drażni innych.

Hm, brzmi trochę podobnie do mnie 🙂

1. Najpierw doceń szefa

Myślę, że zwłaszcza w nas, Polakach, tkwi silne przekonanie, że wszystko zrobilibyśmy lepiej niż inni. A już na pewno bylibyśmy lepszymi szefami niż ci, których mamy za przełożonych.

Czy nigdy nie słyszałeś jak ktoś mówi: Ja na jego miejscu, zrobiłbym to znacznie lepiej!

Jednak z jakiegoś powodu, to inni, a nie my jesteśmy w tej roli. Jasne, czasami są to jakieś układy, rodzinne koneksje, albo nawet przypadek. Tym nie mniej, znaczna część osób, która piastuje wysokie stanowiska to właśnie osoby, które na tych stanowiskach dobrze sobie radzą.

To znaczy po prostu tyle, że potrafią dobrze grać w tę grę – przynajmniej na razie, lepiej od nas.

Bez względu na to, co myślisz o swoim kierowniku, uznaj, że jest tam gdzie jest, ponieważ ma umiejętności, doświadczenie oraz charakter właściwe dla swojego miejsca.

Twój dyrektor krzyczy i jest apodyktyczny – może musiał przepychać się łokciami na swoje stanowisko i codziennie zmaga się z równie bezwzględnymi ludźmi, urzędnikami i szefami innych firm?

Twój przełożony  jest głupkowato uśmiechnięty, trzy razy wszystko powtarza jakby sam nic nie rozumiał – może właśnie tak dogaduje się z każdym, nikogo do siebie nie zraża i zawsze upewnia się, że inni go zrozumieli?

Myślę, że wiesz, o co mi chodzi i sam na pewno znajdziesz tego typu przykłady. Zrozum mnie, nie chodzi mi tutaj o rozgrzeszanie mobingu, awanturników lub okropnych pracodawców. Jednak zanim zasiądziemy na ich krzesłach, pochodźmy trochę w ich butach. Właściwe spojrzenie na ich zmagania nie tylko pomoże budować relacje. Pozwoli także znacznie lepiej radzić sobie w sytuacjach, które od nas będą wymagały kierowania innymi.

2. Pomagaj swojemu szefowi

Bardzo wyraźnie pamiętam jedno wydarzenie z Bydgoszczy. Uczestniczyłem w konferencji dla przedsiębiorców, po której większość postanowiła wybrać się do lokalnego pubu. Na miejscu okazało się, że w pomieszczeniu jest za mało krzeseł i stolików.

Wiesz ile osób wstało, ruszyło z miejsca i zaczęło ogarniać sytuację?

Prawie wszyscy! Za wyjątkiem mnie oczywiście 🙂

Byłem oczarowany tym zdarzeniem! Stałem osłupiały widząc tyle aktywności, w której nie było wręcz chwili wahania.

Tak działają właśnie przedsiębiorcy. Inaczej wręcz się nie da. Jeżeli nie zareagują, może być za późno. Jeżeli będą liczyć, aż ktoś inny za nich coś zrobi, mogą się mocno rozczarować.

Dlaczego o tym piszę?

Ponieważ charakter Twojego przełożonego, jest jednocześnie wadą i zaletą. Pomaga mu ogarniać sprawy na pewnym konkretnym poziomie, ale nie na wszystkich. To właśnie Ty masz być tą osobą, która pomoże mu z resztą zadań.

Ponieważ szefowie mają tę aktywną naturę, siłą rzeczy oczekują tego od innych. Tam gdzie czują, że muszą nadzorować prace, będą to robić. Jeżeli jednak zobaczą, że im w tym pomagasz, zostawią Ci więcej swobody.

Przy całej masie spraw, którą mają na głowie, to od ciebie będą oczekiwać aktywności. Naturalnie będą uznawać, że jeżeli będzie coś ważnego, to ich o tym powiadomisz. No, ale przecież to nie twoja sprawa, prawda? 🙂 Nie do końca.

To wszystko wpływa na Ciebie i Twoją pracę. Chociaż wspieranie swojego przełożonego zabiera trochę czasu i energii, to ostatecznie wpływa na dobre relacje w firmie i oszczędza sporo nerwów. Jeżeli ewidentnie coś trzeba zrobić, a Twój kierownik tego nie robi – wykaż inicjatywę. Nie warto zacierać rąk i złośliwie myśleć: no, to teraz zobaczy!. Wspieraj go w sytuacjach, które mogą mieć istotne znaczenie. Pomagaj mu zrozumieć, co się dzieje i jakie są konsekwencje działań.

Jeżeli Twój szef nie rozumie żargonu – przekaż mu informacje prosto!

Wydawałoby się to oczywistością, a jednak nie trudno spotkać programistów, którzy od razu schodzą na szczegółowy techniczny poziom problemów.

Nie działa połączenie między aplikacjami, ponieważ wygasły certyfikaty, które Zbyszek generował Let’s Encryptem 3 miesiące temu, a teraz żeby wgrać nowe potrzebne jest puszczenie buildu na wszystkie środowiska?

Osobę odpowiedzialną w tej sytuacji interesuje głównie:

– Jaki to ma wpływ na firmę, klientów itd.

– Jak szybko możemy to naprawić

– A dopiero na końcu, co się naprawdę stało i jak możemy temu zapobiec w przyszłości.

3. Bądź rozwiązaniem a nie problemem

Tak, wiem, brzmi jak hasło z sesji coachingu 🙂

Powiedz mi jednak, jak często narzekasz na sytuacje w pracy nie oferując nic w zamian?

Jasne, wiele rzeczy nie działa jak powinno. Terminy są za krótkie, opis wymagań wątpliwej jakości i tylko dzięki Tobie ta firma jeszcze jakoś daje rade, co nie? 🙂

Proponuj konkretne, realne rozwiązania, na ważne problemy.

Czy to, co Ci się nie podoba, to realny problem, czy tylko lubisz nieco ponarzekać, jak każdy? Nie ukrywam, sam czasem kultywuję nasz naczelny sport narodowy 🙂 . Tym nie mniej, jeżeli coś naprawdę nie działa jak powinno, staram się aktywnie podejść do sytuacji. Czy moge coś zrobić i nie popsuć relacji w zespole? A może jest coś co mogę zrobić samodzielnie? Czy mam rozwiązanie, które nie będzie bardziej kosztowne – to wszystko są istotne pytania i naprawdę można udzielić na nie dobrej odpowiedzi.

Jeżeli mówisz powinniśmy lepiej planować zadania – to czy masz na myśli konkretny proces? Ile czasu poświęciłbyś na planowanie, jaki dzień byś wybrał. Co więcej, w jaki sposób chcesz zaangażować inne osoby, których wiedza jest tu niezbędna?

Rozumiesz, o co mi chodzi, prawda? Nie mam na myśli dawania złotych rad, z których nikt nie korzysta, albo rzucania z przekąsem zdań, jak to by mogło być lepiej gdyby…

Tak, wiem, znalezienie dobrego rozwiązania może nie być łatwe. Tak, to zajmuje czas, często wymaga zaangażowania innych osób i rozmawiania z ludźmi, których nie lubisz. Łatwo jest piętrzyć argumenty, jak to ktoś inny powinien coś zrobić. Tak samo łatwo jest myśleć, jakim super szefem bylibyśmy tak długo, jak długo nim nie jesteśmy.

Dlatego w tym akapicie zostawię Cię z taką myślą: Za każdym razem, gdy coś nie działa tak jak powinno, zastanów się czy jest coś, co sam mógłbyś zrobić, aby to zmienić i jeżeli tak, to zrób to!

4. Na bieżąco ustalaj priorytety ze swoim przełożonym

Uwierz mi, Twój szef będzie Ci wdzięczny, jeżeli będzie wiedzieć czym się zajmujesz i w jakiej kolejności. Co więcej, będzie Ci dozgonnie wdzięczny, jeżeli sam zaproponujesz priorytety, tam gdzie potrzebna jest profesjonalna wiedza.

Czy Ty też masz na swoim talerzu kila różnych zadań i wszystkie z nich są super ważne?

Nie ma warto marudzić! W natłoku codziennych spraw prezes firmy na bieżąco przekazuje kluczowe zadania dalej. Niestety, rzadko kiedy panuje na tym rosnącym stosem spraw. Znowu wracam do pomagania swojemu szefowi. Niekiedy tylko za sprawą sposobu przekazywania wiadomości (krótkie zdania, niejasne e-maile) wydaje się, że wszystko jest mega pilne.

Jeżeli tylko jesteś w tej sytuacji, to zrób krótką listę wszystkiego, co wydaje Ci się że musisz zrobić. Następnie po prostu ją przekaż mówiąc: To są wszystkie zadania, które mam. Moim zdaniem najważniejsze są te oraz te. Zrobienie tego zajmie mi mniej więcej tyle i tyle. Czy jest coś ważniejszego, co należy zrobić w pierwszej kolejności?

Teraz masz jasność. Jesteś w sytuacji, w której to Twój przełożony musi podjąć decyzje. Naprawdę, nawet najgorszy szef rozumie, że czas nie jest z gumy. Jasne, może próbować negocjować i pytać na pewno nie dasz rady zrobić tego szybciej? To powinno zając ci mniej czasu!

Możesz wtedy doprecyzować, czy zależy, na jakości pracy czy na szybkości, wskazać mozliwe ryzyko. Czasami szybkość i ryzyko wygrawa, ale ponownie – przekazujesz decyzję i odpowiedzialność za nią we właściwe ręce,

Formułka, którą sobie wypracowałem brzmi: Postaram się to zrobić najlepiej jak potrafię mając na uwadze termin. Rozumiem, że najbardziej zależy Ci na … Następnie wymieniam to jak rozumiem priorytety, zarówno czasowe, jakościowe jak i finansowe (nie zawsze można przyspieszyć zadanie, zatrudniając więcej osób).

Przykładowo: Rozumiem, że chcesz abym w pierwszej kolejności zbudował część wizualną, abyśmy mogli jak najszybciej pokazać ją klientowi. Chciałbyś również, aby można ją było łatwo przekazać innej osobie, zatem powinienem wybrać technologię, którą znają pozostali programiści. Porozmawiam z nimi i dowiem się, czego używają.

Warto po takim ustaleniu wysłać e-mail do wszystkich zainteresowanych osób. Pozwala to nie tylko uniknąć nieporozumień, ale stanowi również dobre oręże w obronie przed osobami, które nigdy niczego nie ustaliły i nie pamiętają, że wyrażały na to zgodę.

 

5. Szybko informuj o napotkanych problemach

Dostałeś zadanie, którego nie rozumiesz? Powiedz to. Poproś o doprecyzowanie.

Masz wykorzystać technologię, której nie znasz? Zgadnij co? Powiedz to!

Wiem, że przyznanie się do niewiedzy, nie do końca leży w naszej naturze. Jakoś trochę tak głupio, prawda?

A co inni pomyślą?

Co więcej, skoro mnie zatrudniono, to chyba powinienem to wszystko robić, umieć i wiedzieć, co nie?

Można jednak zrobić tak, że wilk syty i owca cała. Daj jasno do zrozumienia, które elementy dasz radę zrobić, a które zajmą nieco więcej czasu.

Pisałem wyżej, aby być rozwiązaniem, a nie problemem.

Nie wiesz czegoś? Mówisz: Poświecę trochę czasu na zapoznanie się z projektem.

Sytuacja zupełnie Cię przerasta: dowiem się jak inni to robią i poproszę o pomoc.

Zadanie jest niejasne:
Chciałbym się upewnić, że dobrze zrozumiałem, chcesz abym.. i tu wymieniam najbardziej precyzyjnie jak mogę wszystko w punktach.

Czasami wystarczy zwyczajne: Jest to dla mnie nowość, zajmie mi to trochę czasu.

Warto o tym pamiętać na każdym etapie zadania. Czasami dopiero w połowie okazuje się, że coś, co miało być proste, wcale takie nie jest. Jeżeli po paru godzinach nadal jesteś w punkcie zero – daj znać.

Jeżeli zadanie jest pilne, ktoś albo Ci pomoże, albo je od Ciebie przejmie. Jeżeli takie nie jest, będziesz miał po prostu więcej czasu i mniej stresu na głowie. Ponadto, w ten sposób stajesz się osobą, na którą można liczyć. Skoro wiadomo, że informujesz o kłopotach, to nie trzeba ani Cię kontrolować ani upewniać się czy robisz to, co do Ciebie należy.

6. Bądź ekspertem z prawdziwego zdarzenia

Skoro była już mowa o problematycznych zadaniach, to warto wspomnieć o profesjonalnym podejściu do tematu.

W IT oczekuje się od Ciebie, że będziesz ekspertem w danym temacie. A co jeżeli nim nie jesteś? Cóż, wtedy po prostu się nim stań!

Brakuje Tobie niezbędnej wiedzy? Twój czas pracy to również moment na pozyskiwanie tej wiedzy. Zamiast na ślepo próbować rozwikłać problem, po prostu sięgnij do książki, dokumentacji albo przewodników. Zdobywanie wiedzy jak wykonać pracę, to również praca.

Jeżeli tylko spędzenie całego dnia na szukaniu możliwych rozwiązań, gotowych aplikacji, albo czytaniu książki pomoże lepiej i szybciej zrealizować projekt – zrób to!

Nie próbuj na chybił trafił łączyć elementów, których nie rozumiesz. Stracisz czas zarówno swój jak i firmy, a co gorsza po paru dniach będziesz w punkcie wyjścia.

Nawet, jeżeli robisz coś, co znasz, wciąż powinieneś poświęcić czas, aby robić to z pozycji eksperta.

Szef powiedział, że musisz napisać program, który robi X? Sprawdź czy taki program już istnieje, może jest darmowy, albo taniej będzie go kupić niż tworzyć od zera.

Wdrażacie kolejną aplikacje – może są nowe trendy, jak robić to lepiej, szybciej i skuteczniej?

Naprawdę trudno zliczyć ile miesięcy pracy można by było zaoszczędzić, poprzez „stratę” jednego dnia, na ekspercki przegląd technologii, procesów i aktualnych metodyk wytwarzania oprogramowania.

Pamiętaj, że Twojemu przełożonemu oraz Twojej firmie, wcale nie zależy, aby ktoś w niej programował – chodzi jedynie o efekt końcowy. Konkretną funkcjonalność. Twoim zadaniem, jako eksperta jest zaproponować najlepsze rozwiązanie w danej sytuacji.

Bycie takim ekspertem stawia Cię na zupełnie innej pozycji w relacji z przełożonymi. W pewnym sensie, to Ty stajesz się szefem. To Ciebie będą pytać jak coś zrobić i czy w ogóle zabierać się do pracy.

7. Proś o pomoc szefa

Pędzisz w pogoni za deadlinem i już ledwo dyszysz?

Łatwo można przeoczyć, że potrzebujemy wsparcia. Czasami myślisz, że wszystko sam zrobisz najlepiej? Co gorsza, naprawdę możesz być w sytuacji, gdy tak właśnie jest!

Niestety, nie mam dobrego pomysłu, jak złapać siebie samego w tym biegu i pomyśleć – chyba potrzebuję pomocy. Tym nie mniej, jeżeli tylko uda się Tobie zatrzymać i zobaczyć, że góra piętrzących się zadań stanowczo Cię przerasta, pomyśl proszę o pomocy.

Zamiast rzucać wszystko w diabły, albo wmawiać sobie, że jakoś to będzie, albo, co gorsza mówić sobie – mam tego wszystkiego dość, niech się wali – poproś o pomoc.

Pomijam już takie zwyczajne pytanie innych, jak coś zrobić. Mówię o jasnym komunikacie:

Hej, potrzebuję pomocy, bo nie wyrabiam, czy ktoś może mnie odciążyć z części zadań?

Czy możemy wziąć dodatkową osobę do projektu?

Nie obędzie się bez pewnych kompromisów. Ktoś zrobi coś nieco gorzej, niż gdyby było to Twoje zadanie. Innym razem będzie trzeba wziąć zupełnie nudną robotę, ponieważ ktoś inny zrobi szybciej, ten nowy ciekawy projekt, który cały miał być tylko Twój.

Warto też pamiętać, że proszenie kogoś o pomoc, to bardzo dobry sposób na zawiązanie relacji.

Na koniec – wiem, że zdarzają się osoby, z którymi jest mega ciężko. Nie wszystko działa od razu, ale uwierz mi, w końcu działa; czasami są to drobne kroki, innym razem prawdziwe zmiany na lepsze. Aktywność w tym zakresie pozwala uchwycić dobrą perspektywę, czy bycie tam gdzie jesteśmy, ma sens.

Pomimo dobrych relacji, będą sytuacje, nie do przeskoczenia. Co wtedy zrobić?

To już jest temat na inną opowieść.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.